Personalize a jornada do aluno usando dados que você já tem

O clichê é real: quem entende seu aluno, mantém ele por perto. Contudo, poucos gestores percebem que a personalização da jornada do aluno já está ao alcance das mãos, nos dados que o sistema da academia coleta diariamente e muitas vezes são subutilizados.

Enquanto você se preocupa em criar campanhas genéricas ou em buscar soluções mirabolantes para melhorar a retenção, na verdade a resposta pode estar bem na sua frente: nos relatórios que o sistema já gera, nos padrões de comportamento que se repetem, nas preferências que cada aluno demonstra sem perceber.

Portanto, neste artigo, você vai aprender a usar o que já coleta para transformar a experiência do aluno de forma estratégica, criando uma personalização da jornada que aumenta o engajamento, melhora a retenção e ainda reduz seus custos operacionais.

Por que a personalização da jornada do aluno importa tanto

A personalização da jornada do aluno não é apenas uma tendência do marketing digital que chegou às academias. Na verdade, é uma necessidade real em um mercado cada vez mais competitivo, onde a experiência do cliente define quem fica e quem vai embora.

Além disso, aluno engajado renova mais, indica mais e reclama menos. Essa é uma regra que se comprova diariamente nas academias que investem em relacionamento personalizado.

Quando você oferece exatamente o que cada aluno precisa, no momento certo, consequentemente a chance de ele se sentir valorizado e continuar treinando aumenta significativamente.

Por outro lado, academias que oferecem uma jornada padrão para todos tendem a perder alunos por desinteresse. Afinal, o universitário que treina às 6h da manhã tem necessidades diferentes do executivo que vai às 19h.

Similarmente, a dona de casa que prefere aulas coletivas tem expectativas distintas do atleta que foca em musculação. Portanto, tratar todos igual é desperdiçar oportunidades.

A personalização da jornada se tornou o diferencial competitivo na era do excesso de oferta. Com tantas opções disponíveis, o aluno escolhe onde se sente mais compreendido e onde percebe que seus objetivos são realmente importantes para a academia.

Que dados você já tem no sistema e talvez nem esteja usando

Seu sistema de academia coleta uma quantidade impressionante de informações todos os dias. Entretanto, o problema é que muitos gestores não sabem como transformar esses dados em estratégias de relacionamento.

Dessa forma, vamos mapear o que você provavelmente já tem:

Plano contratado – Indica poder aquisitivo, frequência pretendida e modalidades de interesse

Frequência de uso – Mostra engajamento real, horários preferidos e padrões de comportamento

Modalidades preferidas – Revela gostos, objetivos e perfil de treino do aluno

Histórico de inadimplência ou renovação – Demonstra perfil de pagamento e risco de churn

Interações com a equipe (CRM) – Indica satisfação, reclamações e necessidades específicas

Dados de engajamento no app ou via WhatsApp – Mostra interesse em comunicação digital e responsividade

Assim sendo, cada um desses dados é uma peça do quebra-cabeça que forma o perfil completo do seu aluno. Logo, quando você cruza essas informações, consegue criar segmentações muito mais precisas do que imagina.

Como transformar esses dados em ações personalizadas

Personalização da jornada no onboarding

O primeiro mês do aluno é crucial para definir se ele vai se tornar um cliente fiel ou mais uma estatística de evasão. Nesse sentido, use os dados do plano contratado e das preferências declaradas na matrícula para criar boas-vindas personalizadas.

Para alunos do plano básico, consequentemente, foque em apresentar todas as possibilidades que eles têm acesso, mostrando valor desde o primeiro dia.

Já para quem contratou planos premium, destaque os diferenciais exclusivos e agende uma conversa personalizada com um instrutor.

Além disso, envie treinos ou aulas preferenciais nas primeiras semanas baseados no perfil declarado. Por exemplo, se o aluno disse que quer emagrecer, não envie uma planilha de hipertrofia.

Da mesma forma, se ele prefere aulas coletivas, comece com um cronograma das modalidades que mais combinam com seus objetivos.

Personalização da jornada durante o ciclo ativo

Durante o período ativo, seus dados de frequência e modalidades preferidas se tornam ouro puro para personalização. Assim, alunos que frequentam a academia 4 vezes por semana e têm plano básico são candidatos naturais para ofertas de upgrade – afinal, eles já demonstraram engajamento e podem querer mais benefícios.

Portanto, implemente acompanhamento segmentado para alunos que começaram a faltar. Quem treinava 5 vezes por semana e passou a ir apenas 2 vezes precisa de uma abordagem diferente de quem sempre foi esporádico.

Ou seja, o primeiro pode estar com algum problema específico, enquanto o segundo talvez precise de mais motivação.

Além disso, use o histórico de interações para personalizar a comunicação. Por exemplo, alunos que já reclamaram de algo específico merecem atenção especial quando questões similares surgem.

Da mesma forma, quem sempre elogia determinado instrutor pode receber conteúdos relacionados às especialidades dele.

Personalização da jornada no risco de churn

Os dados de frequência são seus melhores aliados para identificar riscos de cancelamento antes que aconteçam. Assim sendo, configure alertas automáticos com base na ausência: alunos que não aparecem há 7 dias entram em uma jornada de reengajamento diferente de quem está há 15 dias sem treinar.

Além disso, desenvolva mensagens de reengajamento com foco comportamental. Por exemplo, para quem sempre treinou pela manhã e sumiu, pergunte se mudou de horário ou se precisa de flexibilidade. Similarmente, para quem participava de aulas coletivas e parou, informe sobre novas modalidades ou horários.

Finalmente, o histórico de renovação também é fundamental. Ou seja, alunos que já cancelaram e voltaram têm padrões específicos que podem ser identificados e trabalhados preventivamente na segunda (ou terceira) passagem pela academia.

Ferramentas da Pacto para personalização da jornada do aluno

A Pacto Soluções desenvolveu um conjunto de ferramentas integradas que, consequentemente, transformam os dados do seu sistema em ações personalizadas práticas e eficientes.

Primeiramente, o app com push segmentado permite enviar notificações específicas para cada perfil de aluno. Por exemplo, você pode comunicar promoções de suplementos apenas para quem treina musculação, ou avisar sobre aulas de yoga especificamente para quem já demonstrou interesse em modalidades mais leves.

Além disso, o CRM com filtros inteligentes organiza automaticamente seus alunos em grupos baseados em comportamento, frequência, plano e histórico. Dessa forma, isso facilita campanhas direcionadas e acompanhamento personalizado sem trabalho manual excessivo.

Similarmente, os relatórios de engajamento mostram padrões que o olho humano dificilmente identificaria. Assim, você descobre, por exemplo, que alunos de determinado bairro tendem a cancelar no terceiro mês, ou que quem treina em dupla tem taxa de retenção 40% maior.

Finalmente, a integração com WhatsApp automatizado (como o Gymbot) permite criar fluxos de conversa personalizados que respondem automaticamente baseados no perfil e comportamento do aluno, mantendo o relacionamento ativo mesmo quando sua equipe não está disponível.

Exemplo prático: personalização da jornada que já dá resultado

Vamos a um exemplo concreto de como implementar personalização sem complicação. Suponha que você quer aumentar a receita média por aluno através de upgrades de plano.

Primeiramente, crie segmentações automáticas com base em frequência e plano atual. Configure seu sistema para identificar alunos do plano básico que frequentam a academia 5 vezes por semana ou mais. Dessa forma, esse grupo demonstra alto engajamento e provavelmente sente falta de mais benefícios.

Em seguida, desenvolva uma campanha de upsell específica para esse perfil. Não ofereça todos os planos premium – ao contrário, foque no que faz mais sentido para quem já treina muito. Por exemplo, talvez acesso a horários de pico, aulas especiais ou suporte nutricional.

Além disso, a comunicação deve ser diferente também. Em vez de “Conheça nossos planos premium”, use “Você treina como um atleta, que tal benefícios de atleta?”. Ou seja, personalize a mensagem baseada no comportamento demonstrado.

Finalmente, monitore os resultados por 30 dias e ajuste a estratégia. Se a conversão for baixa, talvez o timing esteja errado ou a oferta não seja atrativa. Por outro lado, se for alta, expanda a segmentação para perfis similares.

Conclusão

O dado certo na hora certa muda completamente a forma como o aluno enxerga sua academia. Ele passa de mais um cliente para alguém que se sente compreendido e valorizado. Essa mudança de percepção é o que transforma academias comuns em negócios sólidos e rentáveis.

E você não precisa de ferramentas novas ou investimentos astronômicos para começar. Precisa apenas de estratégia para usar melhor o que já tem em mãos. Os dados estão lá, sendo coletados todos os dias. A diferença está em como você decide utilizá-los.

Quem começa a personalizar a jornada do aluno sai na frente da concorrência – e consegue reter mais alunos gastando menos com campanhas genéricas. O investimento em personalização da jornada se paga rapidamente através da redução no churn e do aumento no ticket médio.

O futuro das academias está na personalização da jornada do aluno. E esse futuro pode começar hoje, com os dados que você já tem no sistema.

Para saber mais sobre como implementar essas estratégias na sua academia, conheça as soluções da Pacto e descubra como nosso sistema pode potencializar seus resultados.