História real: Carla* teve R$ 170 mil de prejuízo, como evitar fraudes na academia?

Na 18ª IHRSA 2017 nos deparamos com uma situação extrema, mas que tem sido a realidade de muitos empreendedores fitness. Uma gestora, que iremos chamar com o nome fictício de “Carla”, chegou ao nosso estande decidida por ter um controle maior sobre o seu negócio fitness. Mas o motivo que levou esta empresária a tomar esta decisão nos deixou em choque: ela teve um prejuízo de mais de 170 mil em caixa. Após te contar isto, quero que me responda: – Você sabe como evitar fraudes na academia?

Vale ressaltar que Carla* não era nossa cliente e sim estava em busca de um sistema que propiciasse o controle que ela ainda não tinha. Não vou expor aqui o nome da rede de academias, apenas vou dizer que mesmo após este rombo o negócio mantem-se sustentável e que há uma investigação policial em andamento para responsabilizar os culpados.

Mas toda esta dor de cabeça que Carla* estava passando poderia ter sido evitado se ela tivesse um sistema de gestão que lhe detalhasse operações suspeitas, evitando assim erros ou até mesmo um roubo.

VOCÊ SE PREOCUPA COM OS ERROS E AS FRAUDES QUE PODEM PREJUDICAR SUA EMPRESA?

A perguntar “- Será que estou perdendo dinheiro, sendo passado para trás ou perdendo oportunidades?” assombra 11 em cada 10 empresários. É óbvio que você se preocupa com a lucratividade do seu negócio! Mas a pergunta certa a lhe fazer é: – Além de se preocupar, você sabe como identificar de forma precisa se tem algo de errado acontecendo no seu negócio hoje?

Com toda a certeza você já tomou algumas dessas atitudes e também sentiu na pele o peso de não conseguir se antecipar a todas as possibilidades de fraude e erro que podem vir a surgir… Entre várias atitudes de blindagem está em aumentar a fiscalização sobre os processos de trabalho e colaboradores. Você pode também destacar um gerente para comandar e monitorar a equipe.

Mas e se eu te falasse que existe uma maneira de minimizar os riscos de fraudes, uma espécie de auditoria via sistema que te mostra em um clique todas as movimentações suspeitas que você precisa ser averiguar para minimizar prejuízos?

Vou te apresentar esta solução agora.

Metodologia Antifraude para o seu negócio

Quando Carla* nos procurou fiquei na IHRSA Fitness Brasil, fiquei muito comovido com o que ela estava passando como empresária, especialmente por saber que isso poderia ter sido evitado de uma maneira simples, em um clique para ser mais preciso.

Sem pestanejar abri o nosso sistema de gestão, o Pacto Sistema para Academia, e apresentei a ela o BI de Controle de Exceções. Uma inteligência que faz toda diferença para gestores e empreendedores e que traz informações sobre toda e qualquer ação que deveria ser exceção na academia (como emissão de free pass, por exemplo), ou ainda movimentações que não deveriam ocorrer (como pagamentos com database alterados, edição de pagamentos, lançamento de contrato com data retroativa, entre outros).

E o resultado é que após conhecer nosso sistema, não apenas esta parte que auxilia mesmo a minimizar fraudes, mas também todo o poder de gestão administrativo, financeiro, de CRM e treino, a gestora se encantou. E o principal: entendeu que poderia ter pleno controle sobre os seus negócios.

Ela, como proprietária de uma rede com 6 unidades e em expansão, o que demanda uma inteligência de gestão muito grande. Fechamos negócio e já estamos em fase de implantação. Mas o que quero te falar não é apenas isto.

Como evitar fraudes na academia? Conheça o BI Controle de Exceções

Tenho orgulho em apresentar esta ferramenta a todos os interessados em conhecer a nossa plataforma, pois sei que uma dificuldade comum a todo empresário é ter informações para prevenir erros e confrontar os responsáveis em busca de explicações e soluções.

Os relatórios ficam disponíveis apenas para os gestores e seu acesso é perfeitamente personalizável e limitado conforme as configurações de liberação. Os dados também não podem ser editados, nem “corrigidos”. Dessa maneira, as informações podem ser usadas para comprovar as ações ali expostas.

Vou te dar mais alguns exemplos reais, diante das várias possibilidades de erro e fraude que podem acontecer na sua academia:

Exemplo 1:

É possível saber se um consultor tem liberado a catraca para alunos com contratos vencidos, extrapolando as regras da sua academia, com datas de acesso e demais informações. Ao monitorar este tipo de ação, o gestor pode tentar esclarecer os motivos pelos quais determinado está agindo daquela forma e coibir este tipo de atitude.

Exemplo 2:

Um outro exemplo mais grave e que aconteceu com um de nossos clientes, infelizmente, é o desvio de dinheiro. Vendas de planos à vista por vezes eram lançados com a database alterada, entrando em caixas já fechados e arquivados E o dinheiro ao invés de entrar no faturamento da empresa, acabava sendo embolsado pelo fraudador. Um dado dia, o empresário resolveu monitorar o Controle de Exceções da empresa e descobriu o rombo, bem como o responsável pelo ato, já que para qualquer operação no sistema é preciso um login e senha individual de colaborador. Na época, o empresário teve total apoio da nossa equipe e também utilizou da inteligência do sistema perante a lei. No entanto, se ele houvesse feito o acompanhamento da ferramenta teria evitado “dor de cabeça”…

Entendeu como funciona? Com informações precisas sobre os colaboradores que insistem em tentar “burlar as regras” é possível se antecipar à prejuízos maiores e tomar a melhor decisão para o seu negócio. É fantástico, não é mesmo? É isso que o Pacto, o sistema de gestão mais completo do mercado, proporciona pra você.

Bom, era este o recado que eu queria passar para você hoje. Como gestor, seus olhos devem estar sempre abertos e se você puder contar com uma tecnologia que lhe permita ainda mais controle sobre o seu negócio, sem tomar seu tempo, sem exigir a análise de milhares de relatórios, em um clique, que é a comodidade e precisão que este BI entrega.

Esta ferramenta é gratuita para nossos clientes. E se você deseja conhecer melhor todas as soluções que disponibilizamos em nosso sistema, clique no link a seguir e preencha o formulário que em breve entraremos em contato.

QUERO CONHECER O SISTEMA PACTO

Até mais!
Leonardo Moreira
CEO Pacto Soluções

*A gestora recebeu um nome fictício de Carla para evitar sua identificação.