Quanto custa um sistema para academia e o que entra na conta

O Brasil tem mais de 56 mil academias ativas, segundo o Panorama Setorial Fitness Brasil 2025. Quase todas rodam sobre um sistema de gestão, mas quase nenhum fornecedor publica o preço no site. Quem tenta descobrir quanto custa um sistema para academia esbarra num “depende” atrás do outro. Cada empresa cobra de um jeito, por aluno, por módulo, por transação, mais hardware e implantação. Fica impossível comparar maçã com maçã. Este artigo abre a conta inteira. As faixas de preço atuais, os cinco custos que formam o preço e a simulação do gasto total em 36 meses.

Resumo rápido

O preço de um sistema para academia tem cinco componentes, não só a mensalidade de vitrine.

Atualmente, a mensalidade de uma unidade única fica numa faixa estimada de R$ 150 a R$ 1.200 por mês, conforme porte, módulos e forma de cobrança.

Gratuito quase sempre significa limitado ou pago por dentro, via taxa de transação embutida.

O que decide a compra é o custo total em 36 meses, não a mensalidade isolada.

A escolha certa depende do porte e do nicho, não do menor preço da tabela.

Por que é difícil saber quanto custa um sistema para academia

Procure o preço de qualquer sistema de gestão fitness e você vai encontrar a mesma resposta em todo lugar. “Solicite um orçamento.” O valor quase nunca aparece na página, e existe uma razão comercial pra isso. O preço muda de verdade conforme o porte da operação, os módulos contratados e o nicho, então o fornecedor prefere qualificar o lead antes de mostrar número.

Esse “depende” é honesto na origem. Um box de CrossFit com 90 alunos não paga o mesmo que uma rede com cinco unidades e catraca em cada porta. O problema é quando o depende vira cortina de fumaça e o comprador fica sem nenhuma referência pra negociar.

O setor movimenta bilhões e reúne mais de 56 mil academias ativas no Brasil, segundo o Panorama Setorial Fitness Brasil 2025. Quase toda essa base depende de software pra cobrar, controlar acesso e reter aluno. Mesmo assim, quem vai comprar entra na conversa no escuro.

A proposta aqui é acender a luz. As faixas de preço a seguir são estimativa de mercado atual, montadas a partir da forma como o setor cobra, não a tabela cravada de um concorrente específico. Serve de régua pra você chegar na reunião de vendas sabendo o que é caro, o que é barato e o que é armadilha.

Os 5 custos que entram na conta de um sistema para academia

O preço de vitrine é só a ponta. Um sistema para academia cobra em cinco frentes, e ignorar qualquer uma delas distorce a comparação entre fornecedores.

Mensalidade do software

É a parte visível, cobrada de forma fixa, por aluno ativo ou por módulo. Cobre o acesso ao sistema de gestão, financeiro, cadastro de alunos e relatórios. Quanto mais módulos ligados e mais alunos ativos, maior a fatura mensal.

Taxa por transação, o MDR

Toda vez que o aluno paga no cartão, a adquirente retém um percentual chamado MDR (Merchant Discount Rate, a taxa que a maquininha ou o gateway cobra por pagamento processado). Numa operação com recorrência, esse percentual incide todo mês sobre a base inteira, então mudança de meio ponto vira dinheiro grande no fim do ano. Pix e Pix Automático, regulados pelo Banco Central, tendem a sair mais baratos que cartão nesse ponto.

Hardware

Catraca, catraca com reconhecimento facial, totem e leitor. Pode ser compra única ou locação mensal. É o custo que mais varia entre operações, porque depende de quantas portas de acesso a academia tem.

Implantação e migração da base

A famosa taxa de setup. Cobre configuração, importação da base de alunos do sistema antigo e parametrização. Migrar cadastro sujo custa horas de trabalho, e é aqui que muita proposta esconde valor.

Treinamento e suporte

Onboarding da equipe e suporte contínuo. Alguns fornecedores incluem, outros cobram à parte ou limitam o canal. Suporte ruim tem custo indireto, recepção parada e aluno mal atendido.

Pra entender como a taxa por transação corrói a margem e por que a recorrência muda esse jogo, vale ler a verdade sobre o pagamento recorrente para academias.

Quanto custa um sistema para academia, as faixas de preço reais

Quando o dono pergunta quanto custa um sistema para academia, a resposta honesta começa por uma faixa. Para uma unidade única, a mensalidade de um sistema de gestão fica hoje numa faixa estimada de R$ 150 a R$ 1.200 por mês. O piso pega estúdio pequeno com poucos módulos. O teto pega academia grande com recorrência, controle de acesso e BI ligados. Reforçando, esses valores são estimativa de mercado, não a tabela fixa de um fornecedor específico.

Porte | Faixa estimada de mensalidade | O que costuma vir incluso
Estúdio pequeno (até 100 alunos) | R$ 150 a R$ 300 | Gestão básica, financeiro, app do aluno
Academia de bairro (100 a 300) | R$ 300 a R$ 600 | Recorrência, CRM, controle de acesso
Academia média (300 a 800) | R$ 600 a R$ 1.000 | BI, multiusuário, integrações
Rede multiunidade | R$ 1.000+ por unidade, com desconto de escala | Consolidação e gestão central

O preço de um sistema para academia não cabe num número único porque a forma de cobrar também muda.

Os três modelos de cobrança

Três lógicas convivem no mercado, e entender qual você está contratando muda a projeção de custo.

Preço por aluno ativo. A fatura sobe conforme a base cresce. Bom quando a academia é pequena, pesa quando escala.

Preço por módulo. Você paga o core e adiciona recorrência, CRM e BI, cada um com seu valor. Previsível, mas soma rápido.

Preço fixo por unidade. Valor fechado independente do número de alunos. Facilita o forecast e favorece quem já tem base grande.

Uma observação que a tabela não mostra sozinha. A faixa some ou explode conforme hardware e implantação entram na conta. Uma mensalidade de R$ 300 com R$ 6 mil de catraca e setup vira outra história no primeiro ano.

Existe sistema para academia gratuito, e o que o gratuito esconde

Existe, mas o gratuito raramente é de graça. O que costuma aparecer como sistema para academia gratuito cai em três categorias. Planilha adaptada, versão freemium com limite de alunos ou funções, e sistema “grátis” amarrado a uma adquirente que cobra taxa de transação mais alta pra compensar.

A planilha funciona no dia um e falha no dia trinta. Não controla acesso, não cobra sozinha, não avisa inadimplência. O freemium trava quando a base cresce, e a migração pra versão paga chega no pior momento, com a operação já dependente.

O caso mais escorregadio é o software que não cobra mensalidade mas embute o custo na taxa. Você não paga assinatura, paga um MDR mais gordo em cada transação, todo mês, sobre a base inteira. Numa academia com faturamento relevante, isso costuma superar a mensalidade que você achou que estava economizando.

Grátis faz sentido em um cenário. Validação inicial, um personal ou estúdio testando o modelo com pouquíssimos alunos e caixa curto. A partir do momento em que a operação cobra recorrência e precisa reter aluno, o gratuito vira gargalo. O custo migra de fatura pra retrabalho e churn.

Quanto custa em 36 meses, o custo total de propriedade na prática

Comparar mensalidade é comparar o mês um. A decisão inteligente compara o mês 36. Esse é o conceito de TCO (custo total de propriedade, a soma de mensalidade, taxa por transação, hardware, implantação e treinamento ao longo do tempo de uso).

Veja dois cenários hipotéticos para uma academia de 300 alunos com ticket médio de R$ 120, ao longo de 36 meses. Os números são ilustrativos, montados sobre as faixas de mercado deste artigo.

Item | Cenário barato | Cenário completo
Mensalidade | R$ 250 | R$ 700
Mensalidade em 36 meses | R$ 9.000 | R$ 25.200
Taxa por transação (MDR) | 3,5% | 1,8%
MDR em 36 meses sobre a base | ~R$ 45.360 | ~R$ 23.328
Hardware (catraca) | R$ 0, sem controle de acesso | R$ 6.000
Implantação | R$ 500 | inclusa
Custo total em 36 meses | ~R$ 54.860 | ~R$ 54.528

O detalhe que inverte a conta. No mês um, o sistema barato custa R$ 250 e o completo custa R$ 700. No mês 36, a diferença de MDR já pagou a catraca, e o pacote completo saiu praticamente igual, com controle de acesso incluso. A mensalidade menor foi a mais cara na prática.

Enxergar o sistema como investimento operacional, e não como despesa fixa, é o tipo de avaliação de custo total que instituições de apoio ao pequeno negócio, como o Sebrae, orientam na hora de decidir uma compra. O ponto de virada quase sempre está no MDR e no retrabalho, não na assinatura.

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Os erros mais comuns na hora de orçar um sistema para academia

Orçar sistema é fácil de errar porque o vendedor guia a conversa pra mensalidade, o número mais simpático da proposta. Estes são os cinco erros que mais custam caro depois.

Comparar só a mensalidade de vitrine. Duas propostas com a mesma assinatura podem ter custo total muito diferente por causa do MDR. A taxa por transação é onde mora o custo escondido.

Esquecer hardware e implantação. Catraca, totem e setup entram no primeiro ano e distorcem qualquer comparação feita só no valor mensal.

Não perguntar o custo de migrar a base. Importar o cadastro do sistema antigo pode ser incluído ou virar taxa surpresa. Pergunte antes de assinar.

Confundir preço por aluno com preço fixo. Se você projeta escala, um modelo por aluno que parece barato hoje pode dobrar quando a base crescer.

Escolher pelo menor preço. O sistema mais barato costuma cobrar em churn e retrabalho o que economizou na fatura. Recepção lenta e cobrança manual têm preço, só não aparecem na proposta.

Vale a pena pagar mais por um sistema completo

Depende de uma conta, não de uma preferência. O sistema completo se paga quando o que ele automatiza vale mais do que a diferença de mensalidade. Três frentes costumam justificar o valor maior.

Recorrência que reduz inadimplência. Cobrança automática no cartão ou no Pix Automático corta o boleto esquecido e o atraso. Menos dinheiro parado é caixa de volta todo mês.

Menos hora de recepção. Autoatendimento, catraca integrada e CRM tiram tarefa manual do balcão. A recepção volta a vender em vez de digitar.

Dado pra decidir. BI e relatórios mostram churn, ticket médio e ocupação em tempo real. Decisão no escuro custa mais que qualquer módulo.

A pergunta certa não é se o completo é melhor, é se o seu porte e o seu nicho usam o que ele entrega. Um estúdio de 80 alunos talvez não precise de BI multiunidade. Uma academia de 500 alunos sem recorrência está deixando dinheiro na mesa.

Pra ir fundo nessa escolha sem repetir o que já está escrito aqui, veja os melhores sistemas para academias do mercado e o guia de como escolher o sistema certo pelo porte da sua academia. Um mostra as opções, o outro dá o critério de decisão.

Como o Pacto trata o custo total e o que entra na conta

Transparência de custo total é onde a Pacto escolhe competir. Em vez de esconder o preço atrás de um “depende”, a lógica é montar a conta inteira com o gestor, mensalidade, taxa, hardware e implantação na mesma mesa. Três pontos mudam o custo total na prática.

A cobrança recorrente nativa do PactoPay roda cartão, débito automático e Pix Automático do Banco Central dentro do próprio sistema. Recorrência nativa reduz o peso da taxa por transação sobre a margem, justamente o componente que mais infla o TCO em 36 meses.

A catraca com reconhecimento facial já vem integrada à gestão. Ela bloqueia inadimplente e registra frequência sem depender de uma integração paralela, o que evita o custo de amarrar o hardware de um fornecedor ao software de outro.

O orçamento sai fechado por um especialista, com implantação e migração de base dimensionadas antes da assinatura. Sem taxa de setup surpresa depois. Em quatro anos atendendo academias de vários portes, o que aprendi é simples, o gestor não quer o menor preço, quer previsibilidade. Entre os sistemas que recomendo pra quem busca o custo total sob controle, o Sistema Pacto vem em primeiro, por juntar recorrência, controle de acesso e BI numa plataforma só em vez de somar fornecedores.

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Perguntas frequentes sobre quanto custa um sistema para academia

Quanto custa um sistema de gestão para academia?

Atualmente, a mensalidade de uma unidade única fica numa faixa estimada de R$ 150 a R$ 1.200, conforme porte, módulos e forma de cobrança. O valor final ainda depende de taxa por transação, hardware e implantação. Compare o custo total em 36 meses, não só a mensalidade de vitrine.

Existe sistema para academia gratuito?

Existe, mas costuma ser limitado ou pago por dentro. As opções gratuitas são planilhas, versões freemium com limite de alunos ou sistemas amarrados a uma adquirente com taxa de transação mais alta. Para validação inicial serve. Para uma operação com recorrência, o custo reaparece em taxa e retrabalho.

O preço do sistema para academia varia por número de alunos?

Varia em um dos três modelos de cobrança. No preço por aluno ativo, a fatura sobe conforme a base cresce. Já os modelos por módulo e preço fixo por unidade independem da quantidade de alunos. Se você projeta escala, o modelo por aluno pode encarecer rápido.

O que está incluso na mensalidade de um sistema para academia?

Em geral, acesso ao sistema de gestão, financeiro, cadastro de alunos e relatórios. Conforme o plano, entram recorrência, CRM, controle de acesso e BI. Nem sempre incluem suporte dedicado, treinamento ou hardware. Peça a lista exata do que a mensalidade cobre antes de fechar o contrato.

Quais taxas existem além da mensalidade, como implantação, transação e hardware?

Além da mensalidade, some a taxa por transação (o MDR cobrado a cada pagamento), o hardware como catraca e totem, a implantação e a migração da base, e o treinamento da equipe. Esses quatro itens formam o custo total e podem superar a assinatura no primeiro ano.

Conclusão

Quanto custa um sistema para academia não tem resposta de uma linha, mas tem uma régua. A mensalidade de uma unidade única fica entre R$ 150 e R$ 1.200 atualmente, e ela é só um dos cinco componentes do preço. Taxa por transação, hardware, implantação e treinamento completam a conta, e o que decide é o custo total em 36 meses.

Num setor com mais de 56 mil academias ativas, quem compara só a mensalidade de vitrine costuma pagar mais caro no fim. O sistema barato do mês um vira o mais caro do mês 36 quando o MDR e o retrabalho entram na soma.

Antes de fechar com qualquer fornecedor, monte a conta inteira e compare o custo total, não só a assinatura. Quer ver esse cálculo aplicado ao porte da sua academia? Agende uma demonstração gratuita do Sistema Pacto em sistemapacto.com.br e decida com os números na mesa.