Como otimizar a venda em Cartão de Crédito em academias e negócios fitness

A praticidade e aparente segurança no uso de cartões de crédito ou débito fazem com que essa forma de pagamento já seja uma prática comum a mais de 80% dos brasileiros.

Já podemos tirar daqui uma primeira conclusão: possuir tecnologias e processos que possibilitem essa modalidade de venda, hoje é fundamental para qualquer tipo de negócio!

A grande questão é que, apesar de oferecer sim uma série de conveniências ao consumidor e ao empresário, o uso desse dinheiro eletrônico também traz alguns riscos que apesar de comuns, muitas vezes passam despercebidos.
Mas você veio aqui atrás de exemplos, certo?
Então aqui vai:

6 principais riscos para quem vende em cartão

   1. Troca de maquininhas

O equipamento mais comum para se aceitar vendas em cartão ainda é o POS, a famosa “maquininha” ou “maquineta”.

O fato de ser um dispositivo móvel e independente pode ser a razão pela qual muitos empreendedores optam por utilizá-lo, mas é também o que o torna facilmente fraudável.

Por quê?

Cada POS é programado para um único recebedor, ou seja, todas as transações feitas através dele já possuem um destino próprio.

Dependendo do seu modelo de negócio esses equipamentos estão constantemente rodando de mão em mão no seu balcão, por mesas ou até entregadores delivery. E o que acontece se em algum momento o equipamento utilizado para receber suas vendas deixar de ser aquele configurado para sua loja?

Simples.

Por não depender da comunicação nenhum outro sistema de gestão, toda transação ali estará instantaneamente indo para algum lugar que não a sua conta bancária.
Essa troca pode facilmente ser realizada por um funcionário mal-intencionado ou até por um fraudador se aproveitando de um caixa desatento.
Frequentemente vemos na TV ou na internet, imagens de câmeras de segurança flagrando esse tipo de ação. Veja aí:

    2. Variação de taxas

Toda transação em cartão está sujeita à taxas, sejam elas sobre a própria venda, pelo uso do equipamento, pela antecipação dos recebimentos, em forma de juros por parcelamentos, enfim. É isso que sustenta esse mercado.

O problema é que a falta de domínio sobre as políticas de precificação das adquirentes (Cielo, Rede, Getnet etc), deixa muitas academias à mercê de mudanças repentinas nessas cobranças, o que infelizmente é uma prática comum.
Mesmo quando sutil, a variação entre as taxas acordadas inicialmente e os valores sendo aplicados pelas operadoras pode resultar em grandes divergências entre a expectativa de recebimento e o repasse final.

E como é possível prevenir esse tipo de problema?

Firmar um contrato com sua operadora e estar ciente de seus termos é fundamental para que você possa contestar essas variações. Mas para identificá-las com antecedência, você precisa ter um fechamento de caixa e conciliação eficientes.

Caso utilize POSs, se preocupe em guardar os recibos de todas as transações e lança-los corretamente no seu sistema para que você tenha essas estimativas de recebimento, ou então automatize esses processos com uma solução de pagamento integrada.

    3. Empresas de maquininhas não confiáveis

A cada dia surgem novas empresas de máquinas de cartão. Oferecendo taxas abaixo do mercado, elas atraem novos clientes rapidamente.
Porém essas taxas que a princípio encantam, devem ser motivo de alerta!
Atualmente têm empresas fraudadoras que apresentam condições atrativas para os novos clientes, mas que com o passar do tempo deixam de repassar o dinheiro das vendas ao comerciante.
Veja reportagem a seguir do G1:

Em outros casos, há empresas que não fazem o seu devido controle financeiro. Não conseguem distinguir o que é da empresa e o que é de seus clientes.
Gastam o dinheiro que seria destinado aos comerciantes e depois não conseguem repassar este valor.

As empresas mais sérias deste setor mantém uma conta-garantia auditável pelo Banco Central e certamente nunca terão problemas para te pagar. Várias delas também são integradas à CIP (Câmara Interbancária de Pagamentos) e operam pelo SCG (Sistema de Controle de Garantias) submetendo todas as suas transações à auditoria do Banco Central.

    4.Cancelamentos indevidos

Pela facilidade de aplicação esse também é um problema frequente para quem trabalha com vendas em cartão.

A execução é simples:
– Em conjunto de um funcionário mal-intencionado, um fraudador vai até a loja e realiza uma compra (normalmente produtos de alto valor agregado);
– Venda aprovada, o recibo é emitido e colocado junto aos outros para controle;
– Com o cartão utilizado ainda em mãos, o funcionário realiza rapidamente o cancelamento da transação, e descarta comprovante emitido pelo POS;
– Por fim, o fraudador sai com o produto de uma “venda” que não será processada.
Caso a loja não tenha o hábito de conferir diariamente os relatórios dos POSs, ou uma ferramenta automática de gestão online esse cancelamento malicioso só será identificado quando já for tarde demais.

     5. Falsos lançamentos

Assim como os cancelamentos indevidos, falsos lançamentos também dependem da atuação interna de um funcionário. Imaginar esse tipo de cenário é sempre delicado, mas um bom empreendedor deve considerá-lo.

Mais comum em lojas com valores de vendas padronizados (postos de gasolina, restaurantes com valor fixo, prestadores de serviço etc), essa fraude se dá da seguinte maneira:
– O caixa realiza uma venda real, em cartão, no valor de R$ 70 e faz o lançamento correto no sistema;
– Após emitir o recibo do cliente, ele emite a via da loja para controle, mas ainda executa uma reimpressão desse mesmo comprovante que ficará guardado com ele;
– Mais tarde outro cliente faz uma nova compra, também no valor de R$ 70, mas dessa vez, pagando em dinheiro;
– Ao invés de lançar a venda no sistema como sendo em dinheiro, ele registra um novo pagamento em cartão e para comprová-lo, junta aos recibos de controle a reimpressão da transação real realizada anteriormente;

Mesmo que haja um processo de fechamento de caixa, se ele for manual será muito difícil identificar a duplicidade desses recibos.

O uso de soluções como o TEF pode evitar esse tipo de golpe, pois permite que os lançamentos ocorram automaticamente no ato da venda e não dependam da ação do operador de caixa.

      6. Vendas não capturadas

Antes que o valor de uma transação em cartão chegue até o dono da empresa existe todo um processo interno por parte das operadoras.

Algumas falhas durante esse processamento podem fazer com que mesmo após capturada e autorizada pelo banco, essa venda não conste no relatório da adquirente e, portanto, não seja repassada ao estabelecimento.
Isso não ocorre por má fé dessas empresas, mas sim erros de comunicação em seus próprios sistemas, entretanto, propositais ou não, o prejudicado acaba sendo o empresário.

Apesar de inevitável e diretamente proporcional ao volume de transações realizado, esse tipo de complicação só resultará em prejuízo para estabelecimentos que não pratiquem métodos eficientes de gestão das vendas e conciliação.
Checar constantemente os portais das operadoras e compará-los ao seu registro de vendas primordial na identificação desse tipo de divergência.

   Conclusão

Apesar do tom pessimista desse texto, poderíamos, também, elencar inúmeras vantagens no uso dessa modalidade de venda, que mereceriam até um novo artigo.
(Inclusive esse será um assunto abordado muito em breve)
Mas o objetivo aqui era justamente alertar sobre os riscos que as vezes são desconsiderados.

Se você trabalha com maquininhas comuns, os POSs, invista tempo no controle dos recibos, fechamento de caixa e conciliação, apesar de trabalhosos, esses procedimentos podem evitar grandes prejuízos. Nesse cenário, só não encontra erros quem não procura.

Além de ferramentas de conciliação, uma boa alternativa para se economizar tempo nesses processos e evitar boa parte dos problemas aqui citados é trocar o uso dos POSs, por sistemas de pagamentos integrados (TEF), mas esse também é assunto para um outro artigo.

Esperamos que ao menos alguma informação aqui tenha agregado algo novo a sua rotina e que com isso você melhore a eficiência do seu negócio cada vez mais!
Se gostou do artigo não se esqueça de compartilhar esse material com outros colegas do mercado fitness!