Nota fiscal de serviços eletrônica para academia: como funciona?

A Nota Fiscal é um documento essencial para registrar as vendas do seu negócio e também para ajudar seu financeiro a calcular os impostos, fazer uma estimativa do faturamento, entre outras questões. 

A emissão de notas fiscais na academia é um processo rotineiro que deve estar presente na gestão financeira de toda empresa, independente do tamanho. 

A falta dele pode acarretar em alguns problemas para o seu negócio como pagamentos de juros e multas, e em alguns casos, até sonegação fiscal. Por isso, é bom se atentar sempre e ficar em dia com a fiscalização.

A gente vai detalhar melhor para você neste artigo!

Entenda os tipos de Notas Fiscais 

As notas fiscais devem ser emitidas de acordo com o tipo de serviço que você presta. Existem três tipos de notas:

• NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica): deve ser usada por empresas prestadoras de serviço de qualquer natureza, como academias de ginástica, escolas e clínicas. No ambiente virtual é comumente usado por quem vende cursos online, e-books, por exemplo. Empresas de software também estão na lista desse tipo de solução.
• NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica): bastante utilizada pelo varejo, uma vez que substitui o cupom fiscal eletrônico.
• NF-e (Nota Fiscal de Produto Eletrônica): utilizada por empresas que vendem produtos físicos ou através de lojas online como Shopee, Americanas e Magazine Luíza.

Portanto, se você tem uma academia, box CrossFit ou estúdio de pilates, o foco deve ser na emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica – NFS-e.

Mas se sua empresa vende produtos ao consumidor final e presta serviços ao mesmo tempo, você pode emitir qualquer um desses tipos de nota fiscal eletrônica.

Afinal, o que é Nota Fiscal de Serviço Eletrônica?

A NFS-e é um documento fiscal, emitido on-line, armazenado eletronicamente que comprova a prestação de serviços, além de substituir a Nota Fiscal Eletrônica física.

Sua emissão é obrigatória para todas as empresas prestadoras de serviços que pagam ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza). 

Esse imposto é arrecadado pelos municípios, sendo assim, deve ser emitida junto a prefeitura da sua cidade, utilizando um software emissor integrado ao sistema do governo – exceto do Distrito Federal, onde a nota fiscal de serviços é competência da Secretaria da Fazendo do Estado.

O projeto NFS-e teve início em 2007 e foi desenvolvido pela Receita Federal em conjunto com a Associação Brasileira da Secretaria de Fazenda de Capitais (Abrasf)  para diminuir a burocracia, facilitando a emissão e prestação contas de serviços, melhorar a fiscalização e reduzir tempo e custos com pilhas e pilhas de papel, já que tudo é feito pela internet.

Quem deve emitir a NFS-e?

Toda pessoa jurídica que presta serviços e que está sujeita à cobrança do ISSQN precisa emitir NFS-e porque é uma obrigação acessória. 

Isso significa que vai depender da tributação da Prefeitura, pois é ela que decide quais serviços serão tributados e que devem comprovar sua ação com a NFS-e, portanto, as regras quanto a exigência da emissão podem mudar de um lugar para outro.

Com isso, caso você não emita nota quando o serviço for prestado, estará sujeito a ser enquadrado no crime de sonegação fiscal e acabar tendo um prejuízo maior pagando multa.

E também existe uma exceção que vale ressaltar:

Empresas que se enquadram como MEI (Microempreendedor Individual) não precisam emitir a NFS-e quando prestarem serviços para Pessoas Físicas.

Caso o serviço seja para Pessoas Jurídicas, a obrigatoriedade volta a valer.

Os profissionais liberais e autônomos também, em alguns municípios, são isentos da emissão da NFS-e.

Saiba mais:
++ Universidade Pacto: aprenda a emitir notas fiscais no sistema Pacto

Benefícios da nota fiscal de serviços eletrônica para academia

Processos tributários mais simples

O objetivo da nota fiscal eletrônica para a academia é simplificar os processos tributários e poupar tempo.

E uma vez que o armazenamento é digital, você pode consultar os documentos online a qualquer momento para agilizar suas obrigações acessórias com o Fisco.

Redução de custos

Como a emissão da nota fiscal é digital, você reduz custos com o uso do papel e ainda ajuda o meio ambiente, já que não será necessário armazená-las pelo prazo de 5 anos – prazo estipulado pela Receita Federal – além de diminuir o custo administrativo para organizar tudo.

Mais segurança e transparência

A nota fiscal de serviços eletrônica para academia é muito mais segura que a nota física porque o armazenamento dos arquivos é online e fica no sistema da Prefeitura. 

Assim, você não corre risco de ter algum prejuízo com danos e perdas das notas, e evita, também, possíveis extravios.

Maior controle financeiro e fiscal

Com a  NFS-e você pode conferir os relatórios das notas emitidas para conferir os tributos que foram cobrados, faturamento e valores das transações, por exemplo. Deixando, assim, sua gestão tributária muito mais prática e otimizada.

Agilidade no acesso às informações

Além de tornar os processos da academia mais ágeis, com as NFS-e você poupa seu tempo com papéis e pode consultar as informações online a qualquer momento e em qualquer lugar.

Emissão automatizada

Você pode contar com softwares que automatizam a emissão de notas fiscais eletrônicas e que já são integrados às Prefeituras de várias cidades, reduzindo o trabalho manual e possíveis erros que podem ocorrer.

Com tudo isso sobra mais tempo para você e sua equipe focar em outras atividades mais importantes para o crescimento do seu negócio.

O sistema Pacto é um desses softwares que possui a emissão automática das notas fiscais eletrônicas para a sua academia – também integrado à Prefeitura- no qual você tem a opção de emiti-las por faturamento, receita e competência.

O sistema também é integrado ao E-notas e você pode consultar se sua cidade é homologada com o E-notas aqui.

Leia mais:
++ Como emitir notas fiscais na academia? Evite problemas com um sistema seguro
++ Como controlar as receitas e despesas da academia?
++O guia completo sobre o pagamento recorrente para academias

Como a nota fiscal eletrônica para academia é emitida?

A nota fiscal de serviços eletrônica para academia é lançada 100% online, utilizando o sistema disponibilizado pela Prefeitura da sua cidade ou um software emissor próprio que seja integrado ao município.

O formato do arquivo da nota fiscal é o XML, que segue o padrão brasileiro de escrituração fiscal e pode ser convertido em PDF de um jeito bem simples.

Para começar a emitir NFS-e, você precisa de uma autorização da prefeitura (cadastro fiscal) e um certificado digital.

Após receber a autorização, e só logar no sistema com seu certificado ou senha web fornecida pelo seu município e preencher a nota fiscal de serviços eletrônica online.

O documento deverá conter a descrição dos serviços prestados e só pode ser emitido quando a atividade for finalizada.

Geralmente, as legislações municipais contém pequenas diferenças entre si em relação à identificação dos serviços. Em algumas cidades, é possível descrever vários serviços em uma mesma NFS-e, desde que estejam direcionados ao mesmo tomador de serviço.

Portanto, se sua academia presta vários tipos de serviços, é necessário emitir notas fiscais separadas com o respectivo código da atividade.

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