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O profissionalismo e a transparência são requisitos básicos para todos os setores de uma empresa, devendo estar presente principalmente nas atividades cotidianas, que muitas vezes são negligenciadas. Aqui está um dos pontos importantes de ter um sistema de ponto eletrônico.
Por que investir em um sistema de ponto eletrônico?
A entrada do funcionário no ambiente de trabalho indica o começo de sua jornada, a partir daí serão realizadas as ações, tarefas e processos que estruturam a empresa.
Por isso, é importante ter um controle adequado do registro do horário de trabalho dos funcionários. E a melhor forma de fazer isso é utilizando um modo padronizado e em conformidade com a lei.
O horário de entrada e saída dos colaboradores em ambientes de trabalho é geralmente combinado durante a contratação, e o número de horas previsto no contrato é indicado na carteira de trabalho. Apesar da lei não exigir a adoção de procedimentos especiais em estabelecimentos de até 10 trabalhadores, é fundamental manter um controle rigoroso para proteger tanto os empregadores quanto os empregados em instituições de todos os portes.
Neste post, vamos falar um pouco sobre a importância do registro do horário de trabalho e também apresentaremos uma solução de automatização do processo, o registrador eletrônico de ponto (REP).
Importância do registro correto de horário de trabalho
De uma maneira crua, a empresa paga ao trabalhador por uma quantidade de tempo de sua vida. Dessa maneira, é natural que o controle sobre essa “troca” seja o mais rigoroso possível. O registro correto evita problemas comuns em empresas, como discussões sobre horas extras, registro de banco de horas e problemas judiciais trabalhistas.
A responsabilidade e o ônus da fiscalização bem como o controle da frequência do trabalhador é do empregador (que possua mais de 10 empregados), conforme o art. 74, § 2º, da CLT. A forma de controle, no entanto, é de livre escolha do empregador, podendo existir até mesmo mais de um modo dentro da mesma empresa: manual, mecânico ou eletrônico.
Manual, mecânico ou eletrônico?
O registro manual, em um livro ou folha de ponto, é simples e barato, mas pode ser extremamente trabalhoso para um gestor. Preencher diversas tabelas e analisar dados manuscritos de diferentes equipes e pessoas exige tempo e dedicação.
No caso do ponto mecânico, ou cartográfico, o trabalhador insere o seu cartão no relógio, que, então, imprime o horário de entrada ou saída. Apesar da maior praticidade, ainda é necessário um controle manual dos cartões para fazer cálculos e verificações de horas trabalhadas, horas extras, ausências, etc.
Analisar, transcrever e reunir informações é um trabalho gigante e com alto risco de erros, falhas, fraudes e alterações. Em questões judiciais, esses dois tipos de registros podem dificultar a investigação ou até mesmo serem rejeitados como provas.
Além disso, um controle de ponto ineficiente dificulta a fiscalização do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), levando a autuações e prejudicando a contribuição com a previdência, imposto de renda e FGTS.
No entanto, um relógio de ponto automatizado não só facilita a gestão de dados e controle mas também fornece maior segurança tanto para a empresa quanto para o colaborador. Essa modalidade de controle evita a possibilidade de fraude ou alteração de informações referentes às jornadas de trabalho.
Sendo assim, convém mencionar as diversas vantagens trazidas pela utilização de um ponto eletrônico.
Vantagens e facilidades do ponto eletrônico
Um registrador eletrônico de ponto, ou REP, possui todas as funcionalidades do relógio de ponto tradicional somadas às possibilidades de interação com softwares, aplicativos e dispositivos. O REP faz a identificação do usuário – seja por leitura biométrica, cartão de proximidade ou senha – registra sua hora de entrada/saída e emite um comprovante.
Para quem deseja utilizar ponto eletrônico, é necessário adquirir um equipamento homologado pelo Ministério do Trabalho e Emprego, como prevê a portaria 1.510, publicada pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) em agosto de 2009.
Os benefícios da utilização do REP são inúmeros: aumento da confiança entre empregador e trabalhador, agilidade no processamento de dados por parte da equipe de RH e maior segurança, garantindo evidências precisas das horas de trabalho e protegendo ambas as partes em possíveis disputas trabalhistas.
No que se refere a pontos eletrônicos, podemos mencionar a solução da Pacto. Entre os diferenciais do produto estão o controle de diversas filiais em um único sistema, integração com bancos de dados da empresa, cálculo de horas extras, relatórios de frequência e outras funcionalidades que você pode conferir no Dok ® – Sistema de Ponto Eletrônico.
Vale reforçar que os benefícios da adoção de um sistema eficaz de controle do horário de trabalho não são exclusivos de empresas grandes, mas também otimizam os processos de pequenas e médias empresas.
Artigo original em Blog do Ponto Eletrônico
