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A gestão de contratos na academia é um dos pilares mais negligenciados pelos gestores de academia, mas que pode gerar prejuízos significativos quando mal executada. Além disso, se você não tem controle adequado sobre seus contratos, provavelmente está perdendo dinheiro sem perceber.
Primeiramente, a maioria dos proprietários de academia focam apenas nos contratos com alunos. Entretanto, existem diversos outros contratos que precisam de atenção: personal trainers, fornecedores, empresas de limpeza, aluguéis, convênios e parcerias.
Consequentemente, quando essa gestão não está organizada, o resultado é sempre o mesmo: prejuízos mensais que corroem silenciosamente a margem de lucro.
Por que seus contratos estão gerando prejuízos
Mesmo que não existam dados públicos que comprovem especificamente quanto uma academia perde por pagar contratos vencidos mensalmente, estudos de empresas em geral indicam que a má gestão dessa área consome até 18% do tempo produtivo e representa bilhões em perdas financeiras.
Abaixo, listamos os principais problemas que geram custos desnecessários:
- Contratos esquecidos – Primeiramente, quantos contratos você tem guardados no e-mail que ninguém mais acompanha? Provavelmente mais de três.
- Fornecedores com reajustes não monitorados – Além disso, sem acompanhamento adequado, muitos fornecedores aplicam aumentos acima do combinado.
- Professores com aumentos automáticos – Da mesma forma, cláusulas de reajuste anual podem passar despercebidas até aparecer na folha de pagamento.
- Convênios sem retorno – Parcerias que prometiam resultados, mas não geram matrículas há meses, continuam ativas e custando dinheiro.
- Multas contratuais – Descumprimento de cláusulas específicas pode resultar em penalidades financeiras inesperadas.
Em outras palavras, quando você soma todos esses pequenos vazamentos, o impacto no orçamento mensal é significativo.
5 Estratégias para uma gestão de contratos na academia eficiente
Implementar uma gestão de contratos na academia estruturada requer método e ferramentas adequadas. Antes de tudo, confiar na memória ou em anotações esparsas não é uma estratégia viável para contratos complexos.
Por isso, a questão central não é ter boa memória, mas ter processos estruturados. Uma academia profissional precisa de sistemas que garantam:
- Centralização de informações
- Alertas automáticos
- Integração financeira
- Histórico completo
- Relatórios gerenciais
Consequentemente, com esses recursos, você economiza tempo e pode focar no crescimento da academia.
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Implementação prática de gestão de contratos na academia
O processo para estabelecer uma gestão de contratos na academia eficiente é mais simples do que parece:
- Mapeamento Completo: Antes de tudo, faça um levantamento de todos os contratos ativos: funcionários, fornecedores, parceiros, locações e prestadores de serviço.
- Digitalização dos Documentos: Em seguida, digitalize todos os contratos físicos e organize-os por categoria no sistema.
- Configuração de Alerta: Posteriormente, defina quando deseja ser notificado sobre vencimentos e renovações (30, 60 ou 90 dias antes).
- Integração com o Financeiro: Por fim, integre os valores contratuais ao fluxo de caixa para maior precisão nos relatórios.
Como resultado, em aproximadamente uma semana, você terá controle total sobre toda a gestão contratual.
Como a Pacto ajuda em uma gestão de contratos eficiente
A funcionalidade Administração da Pacto foi desenvolvida para otimizar a gestão de contratos na academia. Além disso, o sistema oferece controle completo sobre todos os aspectos contratuais:
- Cadastro completo de contratos – Primeiramente, registre todas as informações relevantes: datas, valores, responsáveis e cláusulas específicas.
- Sistema de alertas inteligentes – Em seguida, receba notificações com 30, 60 ou 90 dias de antecedência dos vencimentos.
- Dashboard centralizado – Além disso, visualize em uma única tela todos os contratos ativos, próximos ao vencimento e que precisam de atenção.
- Relatórios estratégicos – Da mesma forma, gere análises que facilitam decisões sobre renovações, renegociações ou cancelamentos.
- Integração financeira completa – Finalmente, os valores contratuais aparecem automaticamente no módulo financeiro.
Dessa forma, você elimina planilhas, post-its e a dependência da memória da equipe.
Próximos passos recomendados
Para começar, faça uma análise simples:
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Quantos contratos ativos hoje já não agregam mais valor ao seu negócio?
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Quantos vencimentos, reajustes ou cláusulas importantes passaram despercebidos nos últimos três meses?
Se a resposta para essas perguntas já te deixou com a pulga atrás da orelha, é sinal de que algo precisa mudar.
O próximo passo, então, é pensar em estrutura.
Considere como um sistema de gestão especializado pode não só organizar essa parte crítica da operação, mas também automatizar processos, evitar prejuízos e trazer mais previsibilidade para o seu financeiro.
Afinal, contrato bom não é só aquele que está assinado — é aquele que está sob controle.
Gestão é hábito, não improviso
Se você quer mais controle, mais tempo e menos dor de cabeça, talvez o que falte não seja esforço — e sim um sistema que trabalhe por você.
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