Tomada de decisão através de relatórios do Sistema Pacto

Fazer a gestão de uma academia não é uma tarefa fácil. Há diversas atividades a se executar, como melhorias de processos de atendimento, metodologias de treinos, retenção de alunos e ainda direcionar o braço comercial para vendas. 

Esses pontos já fazem parte da rotina de todo gestor fitness que está a frente de uma academia. Mas como identificar os pontos que precisam de melhorias? E como ter mais resultados?

Um dos maiores questionamentos que vemos hoje nos gestores de academia é que não conseguem identificar nos relatórios do sistema e até mesmo no BI (Business Intelligence) quais processos precisam ser melhorados, e quando identificam, não sabem qual é o próximo passo e qual estratégia implementar através das informações coletadas.

Neste artigo, vamos apresentar algumas estratégias para que você, gestor, possa implementar em sua academia através de alguns relatórios do sistema Pacto.

Antes de continuarmos é importante ressaltar que você deve analisar a situação da sua academia e dados que os seus relatórios e BI’s mostram, assim você  terá informações reais e uma tomada de decisão mais precisa!

Geral de clientes

Geral de Clientes é uma ferramenta que permite gerar uma variedade de relatórios dos cadastros de alunos, visitantes na sua empresa e em diversas situações.

Uma ação estratégica a ser usada através deste recurso é filtrar todos os alunos visitantes de sua academia. Com esse filtro, você e a equipe comercial poderão prospectar clientes que realmente tenham interesse em iniciar alguma atividade física, ou seja, pessoas reais com interesse em fechar negócio. Fazendo esse direcionamento você diminuirá o esforço de sua equipe de consultores.

Outra análise muito importante para performar e manter os alunos já ativos em sua academia é aplicar o filtro para alunos que estão em situação de: trancado, vencido e a vencer.

O ponto interessante dessa consulta é direcionar seus consultores para acompanhar e entrar em contato com esses alunos, assim você entenderá em qual momento ele está, e aumentará as chances de renovações de contrato.

Se mesmo após todo esse acompanhamento você continua sem ter um bom desempenho, é essencial uma análise mais profunda.  Para uma visão mais clara de onde pode estar o problema, você pode filtrar através do Geral de Clientes as Modalidades de sua academia, Conversão e Renovações. 

Caso identifique que as não conversões e cancelamentos/trancamento estão mais direcionados em uma modalidade, é primordial avaliar como estão os seus processos de Prospecção ou se seu Programa de Treino/Aula Coletiva não está defasado.

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Competência Mensal

Existe uma análise que é muito importante para qualquer academia, mas que muitas vezes é negligenciado pelos gestores que é a Competência Mensal.

Mas o que é esse relatório?

O Relatório Competência Mensal permite que o gestor analise o valor de cada mês do serviço prestado ao cliente, podendo então identificar qual o mês que teve mais e menos competência, tornando assim a análise mais clara para tomadas de decisões mais assertivas.

Mas que tipo de análise é relevante fazer dentro desse recurso e qual estratégia você pode realizar com as informações coletadas?

Quando perguntamos para os gestores de academia qual modalidade de plano traz maior retorno financeiro, normalmente a resposta que recebemos é que é o plano mais caro da academia ou o pacote com maior durabilidade.

Essa resposta não é totalmente errada quando se pensa em recorrência a longo prazo, mas o que um gestor de qualidade deve avaliar é: em sua carteira de alunos, qual modalidade traz maior retorno financeiro considerando a Competência Mensal?

Exemplo:

Uma academia tem 1000 alunos que são separados pelos seguintes planos:

Faremos a análise individual de cada modalidade de plano com o cálculo: Alunos x valor mês = receita mensal. E teremos o seguinte resultado:

Fazendo essa análise de cálculo base conseguimos enxergar que o plano que traz maior Competência Mensal para a academia é o plano Musculação Prata seguido por Aeróbico Coletivo.

Com essas informações você poderá tomar decisões mais assertivas, pois já sabe quais modalidades são preferenciais e mais procuradas por seus alunos, identificando o perfil de cada um deles. 

Ex: Em cada modalidade de plano, qual a quantidade de mulheres x homens, ou qual a faixa etária média de quem procura cada um deles?

Com análises mais profundas você poderá segmentar melhor seu público alvo e criar benefícios mais atrativos para prospecção de novos alunos.

Análise através do Grupo de Risco

O Grupo de Risco agrupa clientes que têm risco de não renovar o contrato.

O risco atribuído ao aluno é representado por um número que chamamos de peso, variando de 3 a 8. Quanto maior o peso, maior a probabilidade do cliente não renovar o contrato e, portanto, maior o risco.

O grupo de risco apresenta quais dos alunos que estão em risco de sair devido a faltas consecutivas, baixa frequência ou ao contrato estar próximo do fim.

Caso você seja cliente Pacto e queira saber como funciona a metodologia de peso do nosso sistema, acesse nossa base de conhecimento ou entre em contato com o suporte.

A prevenção desse cenário pode ser realizada através da meta de faltosos, renovação e pós-vendas, do CRM.

A meta de faltosos apresenta somente alunos que tiveram faltas consecutivas, logo a possibilidade de retorno às atividades é menor.

A meta de renovação considera apenas alunos que estão com o contrato próximo do vencimento, assim você poderá convencer o aluno a renovar antes do encerramento do plano.

A meta de pós-vendas tem uma configuração padrão de acordo com a metodologia do sistema Pacto, porém é totalmente configurável. O intuito é manter contato com o cliente ao longo do contrato, colhendo feedbacks e tomando ações ao receber feedbacks negativos.

Trabalhando essas fases podemos ter um número menor de alunos em nosso grupo de risco, melhor entendimento de como a academia está atendendo a necessidade dos clientes e gerando um melhor relacionamento com o aluno.

Se você chegou até aqui, parabéns! É um sinal de que realmente é um gestor dedicado e que quer se capacitar cada vez mais. Não esqueça de comentar ao final do artigo o seu nome e suas percepções sobre o texto. 

Agora, vamos para a última análise que todo gestor de qualidade deve fazer em sua academia:

Receita por período

A receita por período não é alvo de muita atenção dos gestores, por mais que eles a consultem com certa frequência. Geralmente eles a utilizam como uma consulta dos valores a serem compensados em um certo período, mas vamos analisar com um olhar mais estratégico. 

A Receita por período traz um relatório dos pagamentos dos clientes – independente da forma de pagamento – e ao analisar um pouco mais, você poderá identificar os meios de pagamento mais utilizados sejam eles: 

• Dinheiro; 

• Cheque à vista; 

• Cheque a prazo; 

• Cartão de débito; 

• Transferência bancária; 

• Cartão de crédito;
• Boleto.

Ao identificar o meio mais utilizado, você poderá criar condições de pagamento mais favoráveis para seus clientes, como descontos para quem paga antes do prazo final. 

Recomendamos que você tenha em sua academia planos com o meio de Pagamento Recorrente, que auxilia para que seu aluno continue em sua academia por mais tempo e que você tenha mais segurança na hora de receber.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a ampliar sua visão e aprimorar seu desempenho.

Fazendo mais e mais estudos e análises como essas apresentadas, você se tornará um gestor mais capacitado e com melhores estratégias para conversão e retenção de clientes.