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Se você ainda usa as planilhas do Excel para organizar os dados do seu negócio, saiba que está perdendo tempo e dinheiro. Você já se perguntou o que é melhor para a gestão de academia? Saiba mais neste artigo.
O que é melhor para a gestão de academia?
As planilhas simples e tradicionais geralmente não permitem visualizar os dados de forma clara, não oferecem estatísticas essenciais à uma gestão de excelência e não têm recursos de segurança tão eficientes quanto os softwares específicos. Por isso, é importante abraçar as soluções tecnológicas existentes no mercado e aprimorar o sistema de gestão financeira da sua academia.
Por que adotar um software?
As planilhas são importantes e ainda possuem um papel relevante para os negócios, especialmente para aqueles que ainda estão no início. Porém, conforme a empresa evolui, ela precisa ter uma organização maior com seus dados, a fim de que os gestores possam avaliar todas as informações da empresa de forma adequada e, assim, tomar decisões mais assertivas. Por isso, a utilização de planilhas pode não ser o suficiente para que você obtenha bons resultados e o sucesso esperado.
Os softwares permitem controlar todos os processos das academias, desde a matrícula de clientes até o controle financeiro da empresa. Por exemplo, imagine que a sua academia tem 250 alunos. Imagine o trabalho para organizar os dados de todos eles e administrá-los somente por meio de uma planilha do Excel? Pode até parecer fácil em um primeiro momento, mas quando os funcionários precisarem procurar os aniversariantes da semana, verificar os alunos que estão com o pagamento em atraso ou alterar informações de contato, podem deparar-se com diversos problemas, como erros de informações adicionadas por outro colega, falhas na gravação do arquivo e demora para localizar dados.
A utilização de um software permite o gerenciamento de todos esses elementos de maneira mais eficiente, o que resulta em aumento de produtividade, além da economia de tempo e de recursos.
Vantagens
Ao adotar um software e aposentar as planilhas do Excel obtém-se uma série de vantagens. Uma delas está relacionada à segurança dos dados. Enquanto na planilha os dados podem ser perdidos facilmente — basta que o computador tenha um problema ou seja atacado por um vírus —, no software existe o sistema de backup, ou seja, uma cópia de segurança que pode ser acessada sempre que necessário.
Além disso, muitos programas também oferecem a possibilidade de armazenamento na nuvem, ou seja, os dados podem ser acessados de diferentes dispositivos e locais, além de permanecerem seguros contra ataques a um computador ou rede.
O software também oferece a possibilidade de criar diferentes gráficos e ter uma apresentação visual dos dados.
Vamos entender melhor sobre essas vantagens?
Tomadas de decisão assertivas
A planilha requer a inserção manual dos dados. Além de correr o risco de ficarem desatualizados devido à correria do dia a dia algum dado pode ser inserido ou alterado incorretamente devido a uma falha humana. E, quanto mais pessoas tiverem acesso às planilhas, maiores são as chances de erros replicados, desatualizações e informações espalhadas em diferentes arquivos que, muitas vezes, não possuem qualquer integração entre si.
Com o uso de uma ferramenta adequada, os dados são centralizados e atualizados automaticamente para todos os usuários, possibilitando a criação de gráficos, a visualização de estatísticas e a obtenção de uma perspectiva ampla e real do seu negócio. O resultado dessas ações é a tomada de decisão assertiva, baseada nos pontos fortes e fracos da empresa.
Atendimento ao cliente
É essencial captar clientes potenciais, satisfazer os clientes atuais e aumentar a fidelização.
Usar um sistema CRM, por exemplo, oferece os recursos para atingir esses objetivos, facilitando o acesso a dados, fornecendo informações necessárias para planejar ações promocionais e aprimorando o relacionamento da sua academia com seus usuários.
Previsão de vendas
O software para gestão financeira permite acessar os dados de vendas mais facilmente, como a eficácia da campanha realizada, o número de atendimentos necessários para atingir a meta, o volume de vendas etc. Assim, é possível que o gestor tenha uma previsão de vendas mais precisa e, portanto, faça um planejamento mais correto com base nas métricas apontadas.
Planejamento
Ao contrário das planilhas de Excel, os softwares podem notificar sobre reuniões, congressos, eventos etc., além de também permitir que o gestor identifique qual é a próxima ação a ser tomada para um lead, suspect ou prospect, por exemplo.
Cenário real
Ter um panorama real sobre como está o negócio é imprescindível. E o software permitirá entender o desempenho da equipe, identificando pontos de melhoria, conhecimentos corporativos e talentos existentes na sua empresa.
O objetivo é que a gestão da academia, nesse caso, atue na capacitação da equipe e na motivação dos funcionários.
Continuidade
Como em qualquer negócio, é necessário ter continuidade na coleta dos dados relativos à academia. O software para gestão financeira é o mais adequado para isso, porque armazena os dados pelo tempo que for necessário, permitindo entrar em contato com os clientes em situações especiais, como promoções, aniversários etc.
Assim, é possível manter um relacionamento duradouro.
Sistema Pacto
A Pacto Soluções possui um sistema específico para a gestão financeira das academias, o Sistema Pacto, oferecendo todas as ferramentas e suporte necessários para tornar a administração do seu negócio mais eficaz.
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