12 passos para aumentar a produtividade na gestão de uma academia

Para conquistar uma gestão de academia de alta performance você precisa aprender a como aumentar a produtividade do seu negócio. 

Imagine um cenário. Uma academia com 300 alunos tem a meta de atrair 60 visitantes para aula experimental todo mês. Sendo que desses 60 visitantes, ela espera que 50% torne-se aluno da academia. Porém, ela não tem um método inteligente de coleta de dados do cliente e não usa um CRM. 

Assim, toda vez que um visitante não fecha contrato, a academia não consegue continuar o relacionamento com o visitante, enviar mensagens e quebrar as objeções para convertê-lo em cliente.  

Por esse motivo, sua taxa de conversão de alunos visitantes fica em 15%. Por falta de processos e ferramentas certas, a produtividade e atingimento de metas fica tristemente bem abaixo do desejado (média de mercado 60%). 

E esse cenário poderia ser totalmente diferente se a academia tivesse um sistema de gestão, como o da Pacto, que aumenta a produtividade do negócio e possui um poderoso CRM para conversão de alunos. 

Deu para ver o quanto para gestão de academia o foco na produtividade é importante? Isso porque, a produtividade interfere diretamente nos resultados e no crescimento do negócio.

E para ajudar você que trabalha na gestão de academia a melhorar definitivamente a produtividade do seu negócio, preparamos 12 passos para você seguir para ter uma academia com gestão de alta performance! 

1. Tenha processos definidos e claros

Se sua empresa não possui processos definidos e claros, você não consegue ter uma gestão de academia com produtividade.

Quando você define os processos, quais tarefas precisam ser executadas na sua academia, quem serão os responsáveis por elas, quais ferramentas utilizar e como serão realizadas essas atividades do dia a dia, você consegue ter um visão completa da empresa e saber o que precisa ser feito para atingir as metas.

Desse modo, é importante você utilizar um sistema de gestão, com o da Pacto, para você ter uma visão completa de todos seus processos, sejam eles: administrativo, financeiro, treino, gestão de pessoas, dentre outros. 

Assim, você terá clareza e não perderá tempo e dinheiro sem saber quais são as atividades importantes para serem executadas na sua academia, aumentando, assim, sua produtividade.

Pense nisso:

• Qual a régua de contatos: para quem “ligar” e quando “ligar”
• Qual a jornada e pontos de contato do seu aluno, da primeira visita até atingir o resultado (o que o seu negócio fará para que ele atinja o resultado)

2. Faça um planejamento da sua academia

Fazer um planejamento para sua academia é essencial para ter mais produtividade no seu negócio.

É através de um planejamento que você define sua estratégia de negócio, seus objetivos, metas, prazos, quanto também quais são as ações importantes para atingir os resultados.

Esse planejamento pode ser realizado nas diversas áreas da academia. Desse modo, construa uma planejamento para sua área comercial, financeira, administrativa, dentre outras. 

Se sua academia precisa ter 70 novas matrículas todo mês, quantos visitantes você precisa ter para bater esta meta? Qual será sua estratégia e plano de ação para atingir esta conquista? Qual será sua quantidade de leads/mês (potenciais clientes) e sua taxa de conversão? Isso é um exemplo de itens que devem ter no seu planejamento.

Estabeleça, assim, em um planejamento tudo que for essencial para os resultados da sua academia e conquiste mais produtividade. 

Pense nisso:

• Uma das formas mais eficientes de se reduzir o CAC (Custo de Aquisição de Clientes) é utilizar Referral Marketing (Marketing de Indicação). Você deve conhecer essa estratégia como “Member get member”. Há quanto tempo você não realiza uma campanha assim? Você tem um sistema que te ajude a montar uma campanha de Clube de Vantagens pontuando seus alunos a cada evento realizado, por exemplo, indicou um amigo ganha 5 pontos, o amigo fechou um plano, ganha 50 pontos e assim sucessivamente.

3. Faça a gestão do tempo para aumentar a produtividade

Saber como gerir e otimizar a gestão do tempo ajudará você a ganhar mais produtividade na sua academia.

Muitos gestores de academia tem dificuldade para fazer uma gestão eficiente do tempo. Com tantas demandas e problemas que surgem, muitos deles têm dificuldade em saber o que fazer e o que priorizar. 

Para evitar que o excesso de demandas atrapalhe sua gestão, tenha foco em dar atenção ao que é essencial para seu negócio, estabelecendo níveis de prioridade.

Foque em realizar primeiramente o que for urgente e importante e elimine o que não for urgente, nem importante. Você pode usar a matriz de Eisenhower para te ajudar a definir isso. 

Deixando de desperdiçar tempo em atividades desnecessárias ou tornando sua rotina mais eficiente, você tem um ganho de produtividade. 

4. Automatize sua gestão para ter mais resultados

Ter um sistema de gestão na sua academia garante mais produtividade e alta performance.

Nesse ponto, você pode contar com o sistema Pacto, o mais elogiado do mercado, que possui uma metodologia única para ajudar seu negócio a performar e conquistar grandes resultados.

Ao automatizar sua gestão, você ganha em produtividade, gastando menos tempo executando tarefas, tendo clareza sobre o que deve ser feito no seu negócio, além de facilitar sua gestão em todas as áreas da sua academia.

Assim, utilizando o sistema de gestão, você tem total controle de modo inteligente e ágil de todas as áreas do seu negócio, tais como: administrativo, comercial, financeiro, CRM, gestão de alunos, treino, pagamentos, dentre outras. 

5. Estabeleça metas diárias e semanais 

Para ter mais produtividade na gestão de academia é importante você criar um cronograma e fluxo de atividades que devem ser cumpridas ao longo da semana e mês.

Dessa maneira, ficará mais fácil acompanhar a produtividade da equipe, otimizar processos e atingir melhor os resultados.

Utilize metodologias ágeis para ajudar na gestão das tarefas, como, por exemplo, o Kanban, onde você estabelece 3 tipos de grupos de tarefas: 1) a fazer, 2) fazendo e 3) concluídas.

Dica de ouro:

• Conheça o CRM do Pacto Sistema para Academias e Negócios Fitness, o único com metas diárias automatizadas que não deixa seu time de vendas parado!  

6. Delegue tarefas e distribua as responsabilidades

É muito importante definir quem serão os responsáveis pelas tarefas e o perfil de cada membro do time para a realização delas. 

Líderes devem focar em áreas estratégicas, delegando tarefas rotineiras e operacionais para o time, tendo, assim, mais tempo para definir estratégias, construir parcerias e conduzir a academia para atingir os resultados. 

Valorize a autonomia do seu time, distribuindo responsabilidades, tarefas e incentivando a iniciativa dos colaboradores. 

Para a gestão de academia, por exemplo, não é necessário o gestor prescrever treinos, deixe essa e outras atividades do dia a dia para serem realizadas pelos professores do seu time. 

Ao distribuir as tarefas de maneira eficiente você conquista melhor produtividade. 

7. Crie estratégias de recompensas para motivar sua equipe

Que tal estabelecer metas de produtividade e bônus para seus colaboradores? Essas premiações podem ser feitas através de prêmios ou acréscimo na remuneração.

Isso poderá deixar seu time mais motivado para atingir as metas e entregar mais resultados para sua academia.

Com o sistema Pacto, por exemplo, você pode contar com o Ranking de professores, ferramenta que mede a produtividade e estimula a entrega de resultados do seu time.

8. Faça um planejamento financeiro consciente

Planejar e controlar os gastos, receitas e investimentos é muito importante para a saúde financeira do seu negócio.

Muitas vezes na gestão de academia, devido a falta de planejamento e de previsibilidade, gastos desnecessários são feitos, porque não foi realizado um planejamento e controle financeiro adequado.

Exemplos de planejamento financeiro são: planejar a compra de equipamento, a manutenção, o faturamento e margem de lucro do negócio, a previsão de reserva financeira e de capital de giro, dentre outras coisas.

Use um sistema de gestão, com ferramentas de administração financeira, com o da Pacto, para ter total controle financeiro da sua academia, para conquistar mais produtividade e crescimento para seu negócio.

9 . Invista no bem-estar do seu time

É muito importante você não sobrecarregar os colaboradores da sua academia. 

Hoje, em tempos onde temas como burnout têm ganhado mais atenção, é ainda mais importante em espaços que promovem o bem-estar e a saúde, como as academias, cuidarem do bem-estar dos seus funcionários. 

Planeje a distribuição de tarefas do time, reserve momentos para descanso, incentive hábitos saudáveis, como através de benefícios e treinamentos. 

Seja isso, destinando tempo para eles para: atividade física, para cursos sobre hábitos alimentares saudáveis e prevenção de doenças, dentre outros temas. 

Isso gera mais comprometimento, engajamento da sua equipe e faz toda diferença na produtividade durante a gestão de academia. 

10. Foque no sucesso do seu cliente

Tenha atenção especial sempre na satisfação e sucesso do seu cliente. 

O seu aluno vai para a academia com objetivos individuais. No momento da prescrição, faça uma boa anamnese, procure entender bem as necessidades dele e crie treinos personalizados. 

Use aplicativos, como Treino ou o Meu Box, da Pacto, para entregar uma experiência de treino completa e personalizada para seu aluno.

Quanto mais motivado seu aluno estiver e conseguindo atingir os resultados dele, mais satisfeito ela ficará e poderá recomendar sua academia para mais pessoas.

Tornando, assim, o seu cliente em um divulgador e vendedor da sua marca, ajudando você a ter melhores resultados e produtividade nas vendas. Além de ter, principalmente, pessoas mais engajadas e felizes. 

11. Tenha uma ferramenta de pagamento eficiente

Você precisa investir na gestão de academia na adoção de uma ferramenta de pagamento eficiente, que seja ágil e que facilite a vida do seu aluno.

Hoje estamos vivendo na Era da Recorrência, onde cada vez mais os clientes preferem consumir pagando os serviços como uma assinatura. Exemplos disso são: Netflix, Disney+, Amazon, Spotify, dentre outros.

No caso de academias, não é diferente. O cliente tem se interessado cada vez mais por serviços de saúde e bem-estar com pagamento recorrente. 

Utilizando uma ferramenta como o PactoPay, você tem mais segurança e agilidade nas suas cobranças e transações financeiras e aumenta ainda sua taxa de adimplência para mais de 92%.

Dessa maneira, ter mais produtividade e performance nos seus resultados financeiros é essencial para o seu negócio. 

12. Desburocratize sua gestão 

Procure desburocratizar sua gestão e torná-la mais simples, eficiente e ágil. 

Abandone métodos e ferramentas burocráticas, que geram lentidão na gestão de processos e na experiência do seu aluno.

Você pode optar, por exemplo, por elaborar um contrato com assinatura digital e emitir notas fiscais digitais, para ter mais agilidade nos seus processos. Fazendo isso, por exemplo, utilizando esses recursos presentes no sistema Pacto.

Gestão de academia com papel e muita burocracia é o que impede você de ser produtivo e ter mais resultados. 

Me diz aí, gostou das dicas? Então, não perca mais tempo. Comece agora a implementá-las em sua academia para ter mais produtividade e conquistar melhores resultados no seu negócio!

E se você quer ajuda para conquistar a alta performance da sua academia, tenho mais uma boa notícia para você. 

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